Wie Unterlagen sicher Ihr Ziel erreichen

Sicherer Versand von Dokumenten und Unterlagen

Ab und an muss jeder von uns einmal Dokumente verschicken. Bewerbungsmappen, Verträge, Anmeldungen zu Fortbildungen, Unterlagen für die Krankenkasse und noch vieles mehr in Versandtaschen oder Umschlägen verschicken. Aber welcher Weg des Versands ist der beste und der sicherste und wie steht es mit dem Datenschutz?

Versand per Mail und Datenschutz

Es gibt mehrere Wege und Möglichkeiten Unterlagen zu versenden. Wenn es um Bewerbungen geht, reicht in der Regel der normale Postweg. Viele Unternehmen akzeptieren heute aber auch Bewerbungsschreiben per E-Mail. So kann man bequem zu Hause Zeugnisse und Zertifikate scannen und diese anschließend an das formulierte Bewerbungsschreiben als Dateianlage anhängen. So sparen Sie sich außerdem die Kosten für Versand und Versandtaschen.
Aber auch bei E-Mail Bewerbungen gibt es einiges zu beachten. Man sollte genau überprüfen, ob die Empfängeradresse auch zu 100% stimmt, damit die Bewerbung nicht versehentlich in einer anderen Abteilung oder gar in einer anderen Firma landet. Denn auch Datenschutz ist in diesem Zusammenhang ein wichtiger Punkt. Wer möchte schon, dass eventuell vertrauliche Informationen oder persönliche Daten in falsche Hände geraten? Darüber hinaus sollte man möglichst eine Lesebestätigung für die Bewerbungsmail anfordern.

Versand auf dem Postweg

Beim Versand auf dem Postweg kann es unter Umständen sinnvoll sein, die Dokumente in Versandtaschen per Einschreiben zu schicken, insbesondere dann, wenn es um die Einhaltung bestimmter Fristen geht und wichtige Unterlagen wie Verträge, Kündigungsschreiben an Vermieter oder Arbeitgeber enthalten sind. Wenn Sie per Einschreiben die Unterlagen versenden, können Sie in der Regel sicher sein, dass der Empfänger die Sendung auch wirklich erhält. Denn es kann vorkommen dass bestimmte Institutionen behaupten, Sie hätten Ihre Unterlagen nicht zeitgerecht eingereicht und somit verlängern sich für Sie Verträge, Kündigungsfristen etc. Noch etwas ist in diesem Zusammenhang wichtig. Kennen Sie den Namen des Ansprechpartners, sollten Sie diesen auch auf dem adressierten Umschlag oder den Versandtaschen vermerken. Mit dem Zusatz zu Händen von (z.Hd. von) erreicht Ihr Schreiben den richtigen Empfänger. So ist auch hier der Datenschutz gewährleistet und Ihre persönlichen Daten sind nicht für alle zugänglich.

Versand per Kurierdienst

Wer es ganz eilig hat oder Dokumente von ganz besonderer Wichtigkeit zu versenden hat, kann auch auf den Service eines Kurierdienstes zurückgreifen. Ist Ihnen der Datenschutz besonders wichtig, können Sie den Umschlag noch mit dem Zusatz "vertraulich" und dem Namen des Ansprechpartners versehen.
Kurierdienste befördern in der Regel nicht nur Pakete sondern in Versandtaschen auch wichtige Dokumente. Viele der Kurierdienste arbeiten auch auf internationaler Ebene so, dass es beispielsweise möglich ist, einem Geschäftspartner in den USA über einen Kurierdienst wichtige Unterlagen und Dokumente zukommen zu lassen. Allerdings sind diese Dienste nicht sehr kostengünstig. Auf jeden Fall lohnt es sich verschiedene Kurierdienste und deren Preise im Vorfeld zu vergleichen.

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